Automatisierte Workflows mit Scan Routing und Capturing
Scan Routing bezeichnet die Digitalisierung, Verarbeitung und Weiterleitung von Papierdokumenten in Ordnerstrukturen. Capturing bezeichnet die Verarbeitung von Dokumenten, die schon in digitaler Form vorliegen (z.B. PDFs, eMails etc.). Die Kunst dabei ist, Workflows so weit wie möglich zu automatisieren. Das Dokument verarbeitet sich also weitestgehend von alleine.
Beim normalen Arbeitsprozess ohne automatisierten Workflow muss der Nutzer für das einzuscannende oder weiterzuleitende Dokument einen Zielordner auswählen und das Dokument im Zielordner richtig umbenennen. Meistens wird das Dokument vom Eingangsordner in weitere Unterordner verschoben und mit einer speziellen Software OCR-fähig bzw. durchsuchbar gemacht.
Automatische Verarbeitung von Dokumenten und Formularen
Beim automatisierten Workflow hingegen ordnet sich das Dokument von alleine dem richtigen Ordner zu, gibt sich automatisch den richtigen Dateinamen, wandelt sich in das gewünschte Format um (PDF, Word, Excel, PowerPoint etc.) und wird OCR-fähig abgelegt. Das kann z.B. anhand von Barcodes gesteuert werden oder durch zonales OCR-Scannen. Damit sind die Dokumente über entsprechende Suchbegriffe leicht wiederauffindbar. Hierfür werden Workflows mit bestimmten Voreinstellungen angelegt, die sich auch als feste Schaltflächen im Menü-Display des Multifunktionssystems anlegen lassen. Der Nutzer muss nur noch den gewünschten Workflow antippen. Bei Bedarf wird auch eine automatische Ordnerstruktur aufgebaut.
Automatisierte Formularverarbeitung ist der nächste Schritt: Beträge oder vordefinierte Informationen können direkt in die Funktionsfelder einer weiterverarbeitenden Software, z.B. in ein CRM- oder Warenwirtschaftssystem übertragen werden, ohne dass die entsprechenden Felder händisch ausgefüllt werden müssen.
